UnoLa idea de fondo
Vendemos orientación jurídica para los afiliados de entidades vigiladas. No le vendemos a una persona con un problema: le vendemos a la cooperativa, al fondo de empleados o a la mutual que quiere que sus afiliados tengan a quién preguntar.
Eso cambia la conversación entera. Al otro lado del teléfono hay un gerente o un director administrativo que no tiene un pleito, sino un montón de afiliados que sí los tienen y que hoy no saben a quién acudir. Nuestro argumento no es «resolvemos casos»: es que la entidad quede como la que resolvió, sin montar un departamento jurídico y sin quedarse con los datos sensibles de nadie en sus servidores.
La segunda idea, y esta es la que hay que interiorizar antes de tocar el panel: la plataforma no es un adorno del trabajo comercial, es dónde vive el trabajo comercial. Una llamada que no queda anotada no ocurrió. Un «me interesa, llámame en marzo» que se queda en una libreta se pierde el día que esa libreta se cierre. Aquí no hay dos sistemas —el bueno, que está en tu cabeza, y el oficial, que rellenas los viernes—: hay uno solo, y es el que tienes delante.
Cuesta un minuto por gestión y devuelve dos cosas que no se compran con esfuerzo. La primera es que la entidad vuelve sola: cuando alguien dice «ahora no», el sistema calcula cuándo hay que volver y ese día aparece en tu lista sin que tengas que acordarte. La segunda es que si mañana te vas de vacaciones o cambias de vertical, quien recoja esa entidad sabe exactamente qué se le dijo, qué contestó y por dónde iba.
DosEntrar al panel
Todo el trabajo comercial ocurre en ventas.lexintellecta.com. Se entra por /admin/login.html con el correo y la contraseña que te den, y la sesión dura doce horas: se abre por la mañana y aguanta la jornada. Si te la pide otra vez a media tarde es porque caducó, no porque algo esté roto.
Cada quien ve lo suyo. Un agente comercial ve únicamente las entidades que tiene asignadas, y no por desconfianza: es para que la lista de la mañana sea la lista de la mañana y no un listado de cuatro mil líneas donde lo tuyo se pierde. Los líderes de vertical ven su segmento completo —cooperativas y fondos por un lado, empresas y pymes por otro, concesionarios aparte— y la dirección comercial lo ve todo. Si crees que te falta una entidad que deberías estar trabajando, no es un fallo del panel: es que no está asignada a tu nombre, y eso lo arregla tu líder en un minuto.
/admin/login.html/admin/entidades/hoy.html — la lista con la que empieza la jornada/admin/entidades/ — buscar, filtrar, ver el estado general/admin/entidades/plantilla.html?id=… — donde se trabaja de verdad/admin/manual-implementacion/ — qué pasa después de la firmaTresDe dónde salen los clientes
No hay que buscarlos. La base ya está cargada y son 3.935 entidades colombianas, cada una con su NIT, su sigla, su representante legal, su correo, su dirección y su municipio.
| Tipo de entidad | Cuántas | Qué son |
|---|---|---|
| Cooperativas | 2.187 | Multiactivas, de ahorro y crédito, de aporte y crédito |
| Fondos de empleados | 1.534 | Ligados a una empresa o a un gremio |
| Asociaciones mutuales | 149 | De previsión y solidaridad |
| Otras | 62 | Sin clasificar en las tres anteriores |
De esa base sale todo. No se traen listas de fuera, no se compran bases y no se apuntan correos sueltos que alguien pasó por WhatsApp. No es burocracia: una dirección que entra por la puerta de atrás no tiene detrás la comprobación de que esa entidad existe y está vigilada, y escribirle es exponer a la empresa a una queja de protección de datos que no sabremos defender. Si conoces una entidad que debería estar y no está, se pide que la agreguen; se agrega en el momento y con su rastro.
CuatroEl día empieza en «Lo de hoy»
Es la única pantalla que hay que abrir sí o sí, todos los días, antes que cualquier otra cosa.
«Lo de hoy» es una sola lista con todo lo que toca mover, ordenada por atraso: arriba lo más vencido, abajo lo que vence hoy. Mezcla dos cosas que antes vivían en sitios distintos —las entidades que dijeron que no y a las que toca volver, y los recordatorios que dejó el sistema o dejaste tú—, y las mezcla a propósito. A las ocho de la mañana no importa de qué tabla sale cada línea; importa a quién se llama primero.
Cada línea trae ya resuelto lo que normalmente uno tiene que ir a buscar: a quién (nombre y sigla de la entidad), por qué aparece hoy, qué dijo la última vez —con sus propias palabras, si se anotaron— y por dónde hablarle. Ese último dato no es decorativo. Si la línea dice «Solo llamada», es que esa entidad pidió no recibir más correos y hay que respetarlo; si dice «Sin correo ni teléfono», es que no hay por dónde y hay que conseguir un contacto antes de nada.
Y hay dos botones, que son todo el trabajo de registro que se te pide:
- Contestó. La entidad respondió, quedó una reunión, pidió información, lo que sea que la mueva. Vuelve al embudo en la etapa donde estaba y sale de la lista de seguimiento.
- Dijo que no. Se elige uno de seis motivos, se escribe —si se puede— lo que dijo tal cual, y ya. El sistema calcula solo cuándo hay que volver.
Los tres números de arriba de la pantalla se leen en un segundo: cuántas hay para hoy, cuántas vienen atrasadas y cuántas caen esta semana. Si el número de atrasadas crece día tras día, esa es la conversación que hay que tener con el líder antes de que se convierta en un mes perdido.
CincoEl recorrido completo
Una entidad recorre cuatro fases y veintidós pasos, desde que está fría en la base hasta que renueva el contrato al año. La mitad de esos pasos los da el sistema solo.
Fase 1 · El contacto inicial
Empieza con el primer correo, y aquí conviene entender qué hace la plataforma por su cuenta. A cada entidad se le asigna un arco —A, B o C—, que es una secuencia de cinco correos escritos, uno por semana. No son tres versiones del mismo texto: son tres maneras distintas de abrir la conversación. El arco A entra por lo racional y la prueba (qué es esto, cómo funciona lo de no guardar datos, un caso real, un cierre). El B entra por el valor para el afiliado. El C entra por la imagen de lo que la entidad podría estar dando. Se reparten al azar precisamente para poder medir cuál funciona mejor con qué tipo de entidad, así que no elijas el arco a dedo aunque el panel te deje.
A partir de ahí el sistema se ocupa: si la entidad abre el correo, lo anota; si no contesta, a los siete días manda el siguiente de la serie, y así hasta la semana cuatro. Tu trabajo empieza cuando alguien contesta. Ahí se marca la respuesta, se inicia el contacto —la llamada de verdad— y se agenda la demostración.
La demostración
Es el momento que decide la venta y tiene su propio guion aparte, que hay que leerse antes de la primera. Lo esencial: la plataforma trae diez escenarios preparados —un despido sin justa causa, una EPS que niega un medicamento de alto costo, un cobro bancario no autorizado, una asamblea de copropiedad, una mora de Colpensiones, y otros cinco por sector— y se elige uno, el que más se parezca a lo que le pasa a los afiliados de esa entidad concreta. Enseñar cinco es enseñar un catálogo; enseñar uno bien es enseñar una solución.
Cuando termine, el resultado se anota en la ficha ese mismo día. No al día siguiente: ese mismo día, mientras te acuerdas de lo que dijeron y de quién puso la cara rara.
Fase 2 · El mes gratis
Si la demo va bien, la entidad entra en una prueba de treinta días. Se registra, se genera el contrato gratuito, se le manda el manual de implementación, se instala la API y se pone en marcha. Aquí el peso se reparte: el contrato y el manual salen solos, pero la instalación y la puesta en marcha las acompañas tú, y es donde más ventas se caen por abandono. Una entidad que firmó el mes gratis y a la que nadie llamó en tres semanas es una entidad perdida con papeleo.
Fase 3 · El contrato
Contrato enviado, contrato firmado, pago verificado. Solo el segundo lo marcas tú, y solo cuando tengas el documento firmado a la vista y lo hayas subido. Marcar «firmado» porque el gerente dijo por teléfono que lo firmaba es la manera más rápida de que alguien empiece a prestar un servicio que nadie ha pagado.
Fase 4 · Después de la firma
La venta no termina ahí y esto es lo que más se olvida. Hay encuesta mensual, gestión de quejas y reclamos, renovación anual, adendas cuando cambia el alcance y comunicaciones. Casi todo lo dispara el sistema; lo tuyo son las quejas, que son manuales por una razón: una queja mal atendida cancela una renovación entera, y eso no lo arregla ningún automatismo.
| Fase | Los pasos | Quién los mueve |
|---|---|---|
| 1 · Contacto | Arco asignado · Semana 0 enviada · Correo abierto · Respuesta · Datos a admin · Contacto iniciado · Demo programada · Resultado de la demo | Tú, salvo la apertura del correo y el aviso a admin |
| 2 · Mes gratis | Registro · Contrato gratuito · Manual enviado · API instalada · Puesta en marcha · Monitoreo | Tú el registro y la instalación; el sistema lo demás |
| 3 · Contrato | Contrato enviado · Contrato firmado · Pago verificado | Tú solo la firma |
| 4 · Post-venta | Encuesta mensual · Quejas y reclamos · Renovación anual · Adendas · Comunicaciones | El sistema, salvo las quejas |
SeisEl «no» que no cierra la puerta
El «no» es que la entidad dijo: «No, no estamos interesados en sus productos», pero ese «no» no nos impide continuar haciéndole seguimiento hasta lograr el «sí».
Esta es la parte que hay que entender bien, porque cambia cómo se trabaja el rechazo. En la mayoría de los sistemas comerciales un «no» es una salida: la entidad se marca como perdida y desaparece. Aquí no existe esa salida. Un «no» es una pausa con fecha de vencimiento, y la plataforma está construida de manera que nadie —ni tú, ni tu líder, ni un descuido— pueda convertirlo en definitivo.
Cuando registras un «no» pasan tres cosas. La entidad no pierde su posición: si dijo que no después de la demostración, cuando vuelva se retoma después de la demostración, no desde el primer correo. Se guarda el motivo y, si lo escribiste, lo que dijo con sus palabras, que es lo que vas a agradecer dentro de tres meses cuando la vuelvas a llamar y puedas empezar por «la última vez me dijo usted que…». Y se calcula la fecha del próximo intento.
Los seis motivos
La lista es cerrada y corta a propósito: si cada quien escribe el motivo con sus palabras, dentro de seis meses nadie puede contar cuántas entidades nos dicen que no por presupuesto y cuántas porque ya tienen abogado —que es exactamente el dato que decide si hay que cambiar el discurso o cambiar el precio.
| Motivo | Cuándo se usa |
|---|---|
| No hay presupuesto | Le interesa, pero no tiene la partida. Es el «no» más fácil de dar la vuelta: vuelve en temporada de presupuesto. |
| Ya tienen abogado | Tienen quien les lleve lo jurídico. Ojo: casi siempre es para la entidad, no para los afiliados, y ahí está la conversación. |
| No ven la necesidad | No creen que sus afiliados tengan este problema. Es un «no» de información, no de dinero. |
| No es el momento | Asamblea, cierre de año, cambio de junta. Si te dicen cuándo, ponlo en la fecha y el sistema respeta la tuya. |
| No decide quien contestó | No es un no, es una puerta equivocada. Pide el nombre de quien sí decide antes de colgar. |
| Dijo que no, sin explicar | Cuando no dieron razón. Úsalo tal cual; no inventes un motivo para que quede bonito. |
Cuándo se vuelve
La fecha la calcula la plataforma y la espera va creciendo: treinta días después del primer «no», sesenta tras el segundo, noventa tras el tercero, ciento veinte tras el cuarto, y de ahí en adelante ciento ochenta días, siempre.
Crece porque llamar cada mes a quien ya te dijo cuatro veces que no deja de ser insistencia y pasa a ser una molestia que se recuerda con el nombre de la marca pegado. Y tiene tope porque «cada vez más lejos» acaba siendo, en la práctica, no volver nunca: seis meses es lo máximo que se deja pasar, aunque sea la décima vez.
Si tú sabes algo que la escalera no sabe —que la asamblea donde se aprueba el presupuesto es en marzo—, pon esa fecha y manda la tuya. Es lo único que el sistema no puede adivinar.
Ninguna entidad se marca como perdida, porque no hay dónde marcarla. Las 3.935 siguen vivas siempre. La pregunta al final del trimestre no es «¿cuántas se cayeron?», es «¿cuántas de las que dijeron que no acabaron firmando?» — y ese número está en el panel.
SieteQué se cobra
El Plan Entidades Vigiladas son cuatro millones de pesos mensuales más IVA, con treinta días de prueba gratuita y cuatrocientos créditos de consulta al mes para la entidad. Ese es el número que aparece en el brochure y en el contrato, y es el que se dice.
Los servicios que el afiliado consume por su cuenta —la consulta suelta, la revisión de un contrato, el documento redactado, el diagnóstico a fondo— tienen sus propios precios, todos con IVA incluido, y están en el guion de la demostración. No los recites de memoria: ábrelos.
Si ves una cifra distinta en algún sitio —una presentación vieja, un correo del año pasado, una pantalla del panel que no cuadra—, avisa antes de repetirla. Es un error, no una promoción, y un precio dicho de más o de menos se convierte en una reclamación con nuestro nombre encima. Nunca improvises un descuento: los descuentos no se inventan en la llamada.
OchoLo que no se hace nunca
Son cuatro y no tienen excepciones.
Si una entidad pide no recibir más correos, deja de recibirlos. Punto. Es la Ley 1581 de 2012 y no la revisa nadie, ni tu líder ni la dirección. Eso no apaga el seguimiento: la entidad sigue en tu lista y se le sigue llamando; lo que cambia es el canal, y el panel te lo dice en la propia línea con un «Solo llamada». Mandarle un correo a alguien que pidió la baja es una sanción, y quien la paga es la empresa.
No se prometen plazos judiciales. Nadie sabe cuánto tarda un juzgado en Colombia, y una entidad que le prometió a sus afiliados algo que dijimos nosotros es una entidad que no renueva. Se explica qué hace la plataforma y en cuánto responde ella; lo que haga después un juez no es nuestro.
No se traen contactos de fuera de la base, por lo que ya se explicó arriba.
Y no se deja una gestión sin anotar. Es la más aburrida de las cuatro y la que más caro sale. Una llamada sin registrar no es una llamada que se te olvidó apuntar: es una llamada que, para todos los efectos, no ocurrió, y esa entidad no volverá a aparecer en la lista de nadie.
NueveLo que hoy todavía no se ofrece
Conviene que lo sepas tú antes de que lo descubra un cliente en mitad de una demostración.
La firma de un abogado sobre un documento no está disponible. El circuito completo está construido —el cliente pide, los abogados cotizan, elige, paga, se firma y se le envía—, pero ningún abogado tiene todavía verificada su tarjeta profesional en el sistema, y sin eso la plataforma no deja firmar a nadie. Es deliberado y es el último escalón antes de salir. No lo ofrezcas como disponible; si preguntan, es «está en camino» y nada más.
Y la campaña de correo no ha empezado. A día de hoy no se ha enviado todavía el primer correo a las 3.935 entidades: el circuito funciona y está probado, pero la salida se autoriza desde dirección. Hasta que eso ocurra, el trabajo son las entidades que ya tengas asignadas y el contacto directo. Cuando se abra, se abre en lotes y con aviso.
DiezSi algo no cuadra
Avisa el mismo día, y avisa con lo concreto: el nombre de la entidad o su NIT, qué estabas intentando hacer, qué esperabas que pasara y qué pasó en su lugar. Con esos cuatro datos se arregla casi siempre en horas; con un «no funciona» no se arregla nunca.
Hay tres cosas que no son fallos y conviene distinguir. Que te pida la contraseña otra vez es la sesión de doce horas, que caducó. Que no veas una entidad es que no está asignada a tu nombre. Y que un paso marcado como automático no se haya movido en un día es normal; en una semana, no lo es, y eso sí se avisa.
Y si en mitad de una demostración algo se cae, no lo disimules. Quédate con el cliente, dile que lo revisas y lo llamas, y llámalo. Una entidad perdona un fallo técnico; no perdona que le hayan hecho creer que no lo hubo.